Управлението на корпоративни пътувания е задача, която се трансформира във все по-комплексна. Детайлите, които е необходимо да се обмислят са множество. Започваме с ежемесечно консолидиране на пътните разходи, създаване на маршрути и завършваме с разрешаване на неточности и проблеми с пътуването.

В 21-ви век командировките са ежедневно явление. Служителите пътуват по-често от всякога. Според проучване, почти 20% от всички пътувания по света са със служебни цели.


Със сигурност Вашите служители често летят, за да посетят ключови срещи или да работят за изграждане на експозиция на компанията и разширяване на търговската мрежа. 

Ако вашата компания често се сблъсква с корпоративни пътувания, тo статията на FYD Job по темата е точно за Вас. По-долу сме подготвили 4 основни стъпки за улесняване на процеса по командироване и свеждане до минимум на проблемите и рисковете.

Изберете инструмент за управление на корпоративни пътувания

Имайки достъп до интернет пространството, информацията, която получаваме е неограничена. Можем дори да се изгубим в океана от данни, особено ако с приоритет е необходимо да резервираме полет и хотел за командировка. Най-малкото – сравнението на цени отнема време. 

Тук се появяват инструментите за управление на корпоративни пътувания, които съчетават удобството да резервирате всичко онлайн, с по-високо ниво на сигурност. С подобни инструменти, Вашите служители могат да създадат предпочитан маршрут, без да се отклоняват от бюджета или други ограничения, определени от компанията. Не е нужно да управлявате бюджетите ръчно или да се опитвате да сте в съответствие с финансите, свързани с пътуването.

Във всеки един момент и по всяко време Вашият екип има достъп до резервациите за пътуване и планираните маршрути. 

Създайте правила за пътуване

За да се придържат служителите към бюджет, с ясно зададени граници и в същото време – да се насладят на свободата да планират собствените си командировки, имате нужда от вътрешни правила за пътуване. Те са най-добрият начин за управление на корпоративни пътувания. 

Доброто вътрешно правило, трябва да включва минимум следните детайли:

  • Максимален бюджет за разходите (цена на самолетен билет или друго транспортно средство, цена на хотел и др.);
  • Минимален и максимален брой дни за командировка;
  • Класове полети, разрешени от компанията;
  • Разрешен рейтинг на хотела;
  • Максимален бюджет за други разходи, покрити от компанията (хранене, свободно време, пазаруване, събития и др.)

Помислете кой ще бъде отговорен за одобряването на бюджета и заявленията за командировки.

Подкрепяйте своя екип

Всички знаем, че при пътуване винаги могат да възникнат непредвидени ситуации. В случай на закъснения, може да е катастрофално за компанията, ако командированият служител не успее да стигне навреме за важна среща или да изпълни задача с кратък срок.
Помислете кое ще бъде лицето за контакти, в случай на неприятни ситуации, по време на полет през нощта. На кого се обаждат вашите служители, ако имат проблеми с настаняването си посред нощ? Как ще се справят с проблеми?

Когато търсите инструменти или професионалисти, които да управляват запитвания, има няколко критерия, на които да обърнете внимание:

  • Бърз контакт;
  • Опитни специалисти, които знаят как да се справят с често срещани проблеми при пътуване.

План за управление на финансите 

Когато организирате корпоративни пътувания, трябва да сте наясно как ще управлявате финансите на компанията. Възприемете модел за проследяване на разходите, който да включва информация как да бъдат маркирани те и къде ще съхранявате данните. 

Нашият съвет е да съхранявате всички финансови данни за пътуването на едно място, което е лесно достъпно. Рационализирайте процеса на одобрение. Процедурите за пътуване трябва да бъдат ясно споделени с всички от екипа. Приложете правилата се уверете, че процесът протича без грешки.
В този смисъл представяме Ви фактори, върху които трябва да се съсредоточите:

  • Споделете подробностите и изискванията за туристическа застраховка;
  • Създайте насоки за бюджет, въз основа на правилата за пътуване;
  • Създайте ръководства за местоположение и съвети за локациите, които вашият екип ще посети;
  • Заложете отговорни служители, които ще одобряват заявления за командировка и разходи за пътуването.

С всяка изминала година броят на корпоративните пътувания драстично расте нагоре. Днес, когато се изправяме на крака след пандемията, очакваме количеството на бизнес пътуванията по целия свят да нарастне. Вземайки предвид фактите, сега е най-доброто време да се съсредоточите върху процеса около управление на командировките. Нашата цел е тази статия-ръководство да улесни процедурите във Вашата компания и да ви подари знания за добри работещи практики.