Управлението на проекти изисква прилагане на процеси, методи, знания и умения.Трябва да признаем, че е нужен професионален опит, за да придобиете умения за ефективно постигане на целта на проекта. Освен това, успешното планиране винаги е поставено в рамките на краен срок и бюджет. В тази статия на FYD Job ще поговорим за това каква е характеристиката на успешния ръководител на проекти.
Вземайки предвид гореизброеното, начинаещите в областта на проектния мениджмънт е необходимо да се запознаят с основите на различните методологии и да изберат най-подходящата за себе си и нуждите на бизнеса.
Причината за успеха на даден проект често се крие в прилагането на практически знания и е синоним на добро планиране.

В тази статия ви предлагаме списък със седем практики, с които всеки ръководител на проекти трябва да бъде запознат.

Успешен ръководител на проекти показва разбиране на нуждите

Комуникацията е ключът към успеха във всяка област. Следователно, когато стартирате нов проект, първа точка в списъка ви има задачата за организиране на т.нар. „Kick Off” среща. Съберете проектния екип и всички страни, които са засегнати от неговото изпълнение и ги запознайте с етапите, целите и задачите. От решаващо значение е всички заинтересовани страни да разберат крайната цел. Заинтересовани страни могат да бъдат спонсори на проекти, служители на ръководни позиции, клиенти и ценни потребители.
Определянето на същността на проекта и разбирането на крайната цел подобрява способността за изготвяне на по-добра стратегия. Например, каква е крайната цел на организирането на безплатна телефонна услуга? Дали е подобряване на профила на компанията? Общественополезна ли е? Трябва да задавате въпроси от това естество.

Разработване на план за управление на риска

Всички проекти и задачи са обект на различни нива на риск. Следователно, подготвянето на план „Б“ и екип за реагиране винаги е интелигентен ход. Ефективното планиране на управлението на риска позволява да идентифицирате силните и слабите страни, проблемите и възможностите, свързани с проекта. Когато изпреварвате неочаквани събития, можете да имате готов отговор, в случай че възникнат проблеми. Следователно, за да гарантирате успеха на проекта, започнете да дефинирате как ще се справите с потенциален риск, така че да имате възможност да идентифицирате и избягвате „опасностите“.
Успешните проектни мениджъри признават значението на процесите по управление на риска. Те разбират, че развитието на даден проект зависи от планирането, изпълнението и оценката, които допринасят за постигането на стратегическа цел.

Създаване на добре обоснован проектен план – задължение на ръководителя на проекти

Планирането може да не е най-приятният елемент от управлението на проекти, но е най-важната част за намаляване на рисковете. Максимата „отказът от планиране означава провал“ определено е вярна, когато става въпрос за управление на проекти.
Тази дейност отнема време и усилия, но също така елиминира потенциалните рискове, пропуски и проценти на неуспех.
Независимо дали ще бъдат на макро или микро ниво, рисковете винаги се крият в периферията. Правилното планиране позволява на екипите да гарантират, че рисковете няма да се превърнат в по-големи заплахи. Именно в този момент се засяга обсъждането на сроковете, разходите, резултатите и други подробности. Именно тук се задават очакванията и се идентифицират допусканията. Следователно, без тази стъпка, екипът ще пропусне важни детайли, срокове и евентуално самия успех на проекта.

Изясняване на ролите и отговорностите

Определянето на ролите и отговорностите в рамките на членовете на екипа улеснява протичането на работата. Когато екипът има ясно дефинирани функции и отчетност, той знае какво се очаква от него и работи ефективно.
Тук можете да използвате програми за създаване на диаграми, за да изградите и проектирате организационната структура. Тя е полезна за насочването на служителите и членовете на екипа в по-доброто разбиране на ролите и отговорностите. Също така съдейства за плавното разделение на проекните задачи между функциите в компанията и членовете на екипа, така че отговорностите да са ясни за всеки.

Създаване на времева линия на проекта от ръководителя на проекти

Нито един проектен план не е завършен без изготвяне на график. Графикът съдържа крайните срокове на различните етапи на проекта. Такава времева линия опростява визуалния преглед на цялостния проект от началото до края, което води до повишена ефективност на работата на членовете на екипа.
Разбиването на проекта в ефективни времеви графики го прави по-лесно изпълним, което допълнително мотивира участниците.

Успешният ръководител на проекти поддържа редовна комуникация

Правилният комуникационен план е част от пътя за изпълнение на успешен проект. Разработването на комуникационен план ще съдейства в определянето на лицата за контакт за определена област от проекта.
Комуникацията също така изяснява ролите на заинтересованите страни, развива креативността и чувството на отговорност между членовете на екипа.
Приемете един съвет от FYD Job – организирайте регулярни седмични срещи. Те са в основата на доброто проследяване на изпълнението на проектния план. Също така , създават ангажираност в екипа и чувство за принадлежност към една малка общност.

Ръководителят на проекти извежда добри практики и научени уроци

Извеждането на добри практики и научени уроци, след приключване на даден проект е подход, който всеки успешен проектен мениджър използва. Той съдейства в разкриването на причинно следствени връзки между успех-провал и в създаването на процеси за подобрение на работата в компанията.
Винаги „изпращайте“ своя проект с една последна регулярна среща, в която обсъждате – какво спечелихте, какво загубихте и какво научихте.

Заключение

Един проект може да поеме в две различни посоки, в зависимост от плановете и стратегиите, които сте избрали. Добрият проектен мениджър подбира правилно своя екип, планира задачите и поддържа комуникацията. Успешният проектен мениджър научава уроците от допуснатите пропуски и прилага добрите практики в своите следващи задачи.
Ние от FYD Job сме тук, за да свържем вас – успешни проектни мениджъри с компанията, която ще работи за развитието ви. Тук сме и за вас – работодатели, за да ви съдействаме в подсилването на екипа с професионалисти, които прилагат горните седем практики в своя успешен корпоративен път.