Основната цел на процеса по въвеждане на нов служител е първите му работни дни да са информативни и продуктивни. Критичният аспект на т.нар. „онбординг“ процес цели да гарантира, че новият човек се адаптира плавно към организацията и нейната култура. В тази статия на FYD Job ще коментираме именно онбодрингът на нови служители.
Добре е да имате предвид, че в случай че компанията няма изградена ефективна вътрешна база от знания (Knowledge Base софтуер), тогава въвеждането на нови кадри ще бъде трудна задача.
Базата от знания помага за осъществяването на продуктивен онбординг процес. Можете да я използвате, за да реализирате плавен преход към средата на компанията и да предоставите правилния вид насоки и информация, с правилното съдържание на едно място. Някои компании използват своя Knowledge Base, за да подобрят вътрешните процеси и процедури.
Knowledge Base като ефективно онбординг решение
По време на онбординг в нова компания, човек е изправен пред насипно натоварване с данни и информация. Организацията рискува новият кадър да се претовари и да не преоткрие новата работна среда като своя.
Базата от знания съдейства за създаване, систематизиране и безопасно споделяне на необходимата информация, както за продуктите и услугите на компанията, така и за работните процеси. Една от основните причини Knowledge Base софтуерите да са популярно решение за онбординг, е че елиминират загубата на време за пресъздаване или търсене на подходящо съдържание.
Информация в движение
Knowledge Base решението предоставя начин за създаване, споделяне, съхраняване и организиране на информация за продукти, услуги, процеси и поддържащо съдържание. Използвайки система за управление на знанията, можете лесно да ръководите данните за работния процес, политики, вътрешна организация, подробности за продуктите, данни за конкуренти и да споделяте тези знания с новите служители, при присъединяването им към компанията.
Веднъж споделени с тях, те ще имат достъп до цялата информация в свободното си време.
По този начин компанията оптимизира времето на своите ключови служители, които ще се отдадат на работния процес, без да бъдат прекъсвани с въпроси и провеждане на обучения.
Без притискане – учене по всяко време
След като бъдат споделени онлайн, служителите ще имат достъп до материалите за обучение от всяка локация и по всяко време.
По този начин онбординг обученията са удобни и достъпни 24/7/365 дни. Това е умело съчетаване между теорията и практиката, като новият кадър не се чувства претоварен или притиснат.
Оптимизирано обучение – Онбординг на нови служители
Обучението дава възможност на работодателя да се възползва от пълния потенциал на всеки нов служител. В случай че вашата компания е стартъп, вероятно бюджетът не позволява отделяне на средства за многобройни обучения.
Създаването на вътрешна Knowledge Base и предоставянето на инструменти, които да съдействат на новите членове на компанията, ще помогне за по-бързото им адаптиране и представяне на най-доброто от себе си.
Онлайн хранилище на информация гарантира, че без значение каква задача, проект или дейност възникнат в компанията, винаги ще има подходящи материали и процеси, които да бъдат следвани.
Онбординг – Сигурно споделяне на данни
Knowledge Base позволява ограничен достъп до редактор на съдържание, осигурявайки автентично създаване на документи, които могат да се модерират.
Такъв софтуер позволява и ограничен достъп до изглед, достъп за преглед на връзка и други функции, за да се гарантира, че документът не се споделя без разрешение, когато става въпрос за поверителна информация или лични данни.
Намаляване на грешките и припокриването на задачи
В една организация често възникват проблеми с липсата на комуникация и неправилно общуване – особено такива, свързани с политиките на компанията, културата и етиката. Софтуерната база със знания съдейства в ограничаването на подобни несъответствия. Това е така, защото позволява публикуването на напълно валидирани факти, които преди това са били одобрени от редактори, редовно преглеждащи съдържанието за точност и пълнота.
Сега, когато се запознахме защо Knowledge Base е ефективно онбординг решение за обучение на нови служители, нека проверим каква е методологията на използване на инструмента.
Ефективен онбординг процес за новите служители
Процесът по онбординг стартира веднага щом служителят се съгласи с офертата за работа и се пристъпи към подписване на трудов договор. Стъпките завършват, тогава когато новият член на екипа се е запознал детайлно с компанията, нейния продукт и фирмената култура.
Като добра практика и като част от въвеждането на нови кадри в компанията, повечето организации практикуват двустранно даване на обратна връзка, около 2-3 месеца след първия работен ден.
Нека да разгледаме как онбординг процесът може да бъде обогатен с помощта на подходящ софтуер и стриктно планиране.
Веднага след като бъде подписан трудовият договор
За да сте сигурни, че новите служители няма да бъдат стресирани още от първия си работен ден, подгответе се предварително, за да ги улесните възможно най-много.
Например, не забравяйте да проверите дали всички документи са финализирани и предоставени, дали е получен достъп до всички системи и данни, включително софтуер и необходими устройства. Запознайте новия служител с екипа и му назначете т.нар. „buddy” – негов колега, който да му съдейства по всякакви въпроси, през първите седмици в компанията.
Добра практика е следването на предварително подготвен онбординг план, в който са отбелязани всички опознавателни срещи и обучения, през които ще премине новият член на екипа, както и всички системи и данни, до които трябва да има достъп.
Първи работен ден
Страшният първи работен ден.
Вероятно новият човек вече се чувства напрегнат, най-малко заради мисълта за непознатата среда. Отново съветваме за назначаване на buddy, който да бъде пътеводител и приятел в начинанието.
В първия работен ден стартирайте с презентиране на компанията, нейните ценности и организация, както и с продуктите и услугите, които предлага. Информирайте и затвърдете представата на новия служител за неговото място в екипа и организацията.
Това ще му съдейства да си представи цялостната картина, за да установи как може да е полезен за развитието на компанията и как да се впише в атмосферата на екипа.
Първа работна седмица
След като измине първата работна седмица, новият човек вече се е запознал със своя екип и основните проекти, върху които ще работи. Сега е периодът, през които можете да стартирате с индивидуални срещи с ключови служители, които са тясно свързани с работата на новия член на екипа.
Стартирайте и с обучения, които са индивидуални за екипа, в който новия човек е позициониран.
След 2-3 месеца: обратна връзка
В зависимост от организацията във вашата компания, периодът за даване и получаване на обратна връзка може да варира.
Едно е сигурно, след първия месец новите служители вече трябва да се чувстват комфортно в работната среда. Ако това не е така, опитайте се да ги ангажирате, като ги попитате какви екипни събития биха искали да посетят. Предложете им дейности, в които биха могли да се включат, с цел създаване на комфорт и добри работни взаимоотношения.
След като изминат 2-3 месеца от първия работен ден, прегледайте представянето на новия служител до момента, обсъдете с неговия пряк ръководител и организирайте среща за обратна връзка.
Редовната обратната връзка често допринася за подобряване на производителността, превръщайки новите кадри в екипа в ключови за компанията. По време на тези срещи задавайте ясни очаквания и насърчавайте сътрудничество между екипите. При необходимост, инициирайте обучения, продиктувани от нуждите на компанията и на съответния служител, с цел развиване на специфични умения и предоставяне на възможност за развитие.
Финални думи
Както успяхме да установим, Knowledge Base софтуерът е една от най-мощните функции в планирането на човешките ресурси и е неразделна част от въвеждането на нови служители в компанията.
Създаването и поддържането на база със знания на компанията е дълъг процес, но веднъж завършен, се превръща в неизменна добра практика. Базата от знания е отличен ресурс за обучение на нови служители и може да ечудесен начин за настоящите да научават нова информация.
Винаги планирайте добре всеки онбординг процес и утвърдете процеси и процедури в тази насока. Планирането и следването на добри практики е ключът за успех за компаниите.скандинавски мъх
