COVID-19 все още продължава да бъде в сила. В същото врене, голяма част от компаниите продължават да възприемат дистанционния начин на работа. Във времена като тези, е от съществено значение всеки служител да притежава умения за успешно провеждане на онлайн среща. Софтуерът за видеоконференции позволява да се виждате със своя екип, външни партньори и клиенти и да доближите комуникацията си до ниво на общуване на четири очи.

В случай че сте организатор на виртуална конференция и това е първият ви път, вероятно е да усещате несигурност относно кой е най-правилният начин за организация. Днес сме тук, за да сме до вас в това начинание. Дори и да сте напреднал в областта, продължете напред с тази статия. Човек научава по нещо ново всеки ден.

Съветите на FYD Job по-долу ще ви помогнат в гладкото протичане на вашата онлайн среща, за да може тя да бъде максимално продуктивна за всички участници.

1. Изберете правилния софтуер

Първата стъпка за провеждане на успешна онлайн среща: Откриване на софтуер, който има функциите, от които се нуждаете. Търсите ли опции за чат и споделяне на екрана? Инструменти за модериране? Какъв е вашият минимален капацитет на виртуалната стая?

Нашият съвет е да не избирате първата програма, която срещнете. Винаги тествайте предварително.

За да направим живота ви малко по-лесен, ето най-популярните решения за онлайн конференции:

Zoom — Основното предложение на Zoom са широкомащабни срещи (максимум 1000 участници, 10 000 зрители). Той е сравнително достъпен, с ограничен безплатен план, който ви дава възможност да го тествате.

Google Meet – Като професионална версия на Google Hangouts, Meet идва в комплект с G Suite. Присъединяването към базираната на браузър платформа е лесно и в момента всеки план може да провежда срещи с до 250 участници, с автоматичен видеозапис.

Microsoft Teams —Teams е насочен към компаниите и идва като част от Office 365. Въпреки че ценообразуването му за потребител може да не отговаря на вашия бюджет, той е фокусиран върху сигурността, мащабен е и има всяка функция, от която ще се нуждаете.

WebEx – Ако преди сте използвали софтуер за онлайн срещи, вероятно е бил WebEx. Видео конференции, уебинари, споделяне на екрана, обаждания – всяка опция е налична. В момента можете да приемете до 100 души, без ограничения във времето и безплатно.

2. Задайте ясни правила по време на онлайн срещата

Дори при малки срещи, сред по-тесен кръг от участници, е за предпочитане да имате списък от общи насоки за етикет.

Няколко правила или насоки, които може да включите: поддържане на телефоните на режим „безшумен“, ограничаване на неформални разговори до преди/след срещата, избягване на смущаващи шумове или заглушаване на звука.
Уверете се, че всеки разполага с оборудването, от което се нуждае: най-малко служебен компютър (таблет или телефон също може да са подходящи в зависимост от платформата), добър микрофон, уеб камера и стабилна интернет връзка.

В зависимост от естеството на срещата и размера на екипа ви, помислете дали няма да имате нужда от модератори, които да отговарят за техническата изправност на срещата и спазването на зададените правила. Модераторите могат да проследяват времетраенето на срещата и презентациите и да водят протокол, докато вие се съсредоточите върху представянето си.

Умението за успешно провеждане и модериране на онлайн срещи, е неизменна част от работата на проектния мениджър. За повече детайли, можете да се запознаете с Характеристика на успешния проектен мениджър.

3. Създайте дневен ред

Една от най-важните стъпки за провеждане на успешна онлайн среща е създаването на дневен ред. Този основен документ ще изброи всичко, на което трябва да обърнете внимание по време на срещата.

В дневния ред избройте всяка тема, която ще разгледате, и включете подраздели за основните точки. В случай че има други презентиращи, маркирайте отделеното за тях време по подходящ начин.

Не сте сигурни как да структурирате срещата си? Опитайте това: Започнете рано, като оставите около 10 минути, през които ще се събере екипът. Когато настъпи началният час на срещата, започнете с въведение. Направете обобщение на напредъка от изминалата седмица, след което преминете към приоритетите за предстоящия период. И накрая, разгледайте действията, които трябва да се предприемат и разпределете задачите сред екипа. Завършете с кратко резюме на темите, които разгледахте и взетите решения.

Винаги споделяйте дневния ред с всички участници, поне ден преди срещата. По този начин те могат да подготвят въпроси, които имат, или въпроси, които искат да бъдат разгледани.

4. Ангажирайте всички участници по време на Вашата онлайн среща

Една от най-трудните части при провеждането на онлайн срещи е да държите всички ангажирани. По време на личните срещи, липсата на фокус е много по-рядко явление. Участието в среща пред монитора на своя лап топ, често отнема от вниманието, което трябва да бъде отделено.

За целта, като организатор на срещата, трябва да поддържате всички участници заинтересовани, така че да обърнат внимание и да вложат гласа си там, където е необходимо. Ето няколко съвета за насърчаване на ангажираността:

  • Използвайте видео връзка и насърчавайте и останалите да го правят. Виждайки се един друг, ще вдъхнови всички да останат фокусирани и да действат професионално. Освен това е много по-лична форма на комуникация.
  • Нека всеки представи себе си и позицията си в компанията.
  • Разпределяйте малки ротационни задачи, като водене на бележки.
  • Обърнете внимание кой участва. Попитайте хората поотделно за техния принос и се уверете, че всеки има шанс да се включи, ако желае.
  • Не позволявайте на никого да заглуши другите, уверете се, че всеки си казва мнението.
  • Не покривайте десетки теми на една среща, тъй като има вероятност хората да забравят подробности. Ако една среща трябва да продължи повече от час, правете почивки – но се опитайте да избегнете дългите сесии или ще загубите аудиторията си. Вместо това, помислете за планиране на няколко по-малки срещи.

И накрая, след като стигнете до края на срещата, отделете време за обобщение и отговорете на всички въпроси. Това ще помогне на участниците да си спомнят какво сте обсъждали.

5. Последващи действия

След като срещата приключи, е важно да се свържете с всички, особено с онези, които не са успели да присъстват. Последващият имейл с кратки бележки от срещата, ще привлече допълнителна ангажираност на участниците и ще зададе ясни роли, отговорности и срокове за изпълнение на задачите, отчетени по време на срещата.

В случай че срещата ви е била с времетраене над 1 час и е обхванала стратегически всички теми, добре е да сте помислили предварително дали не е необходимо да направите запис. Всеки, който не е успял да участва или не е бил достатъчно ангажиран, ще има възможност да прегледа кадрите в свободното си време.

Успешна онлайн среща: Мисия изпълнена

Имейлите или дори текстовият чат на живо никога не могат да заменят среща на четири очи. Днес, когато работата от вкъщи е ежедневие, онлайн срещите и видеоконференциите се превърнаха в най-добрият приятел в корпоративния свят. И въпреки че не са толкова ефективни, колкото личната среща, те са неин чудесен заместител.

Успешната онлайн среща изисква планиране. Опитайте няколко различни платформи и изберете тази, която е лесна за използване и има необходимите функции. Тествайте, за да се уверите, че няма технически проблеми. Комуникирайте с вашия екип, като им предоставите дневния ред и изложите вашите очаквания. Съсредоточете се върху това да държите всички ангажирани, за да можете да получите ценния им принос.